Sie haben Bedenken und Zweifel, ob sich der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen lohnt? Vielleicht erscheinen Ihnen die Kosten zu hoch oder der Aufwand zu groß. Wir zeigen Ihnen, wie andere Unternehmen bereits von der Optimierung der Zeiterfassung profitieren. Durch praxisnahe Beispiele und Rechenmodelle möchten wir Ihnen verdeutlichen, wie sich die Einführung einer digitalen Zeiterfassung auch für Sie wirtschaftlich auszahlen kann. Treffen Sie eine fundierte Entscheidung und bewerten Sie die Wirtschaftlichkeit der digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen.
In den folgenden Abschnitten präsentieren wir praxisnahe Beispiele und Rechenmodelle, um Ihnen aufzuzeigen, wie sich die Einführung einer digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen wirtschaftlich auszahlen kann. Wir werden zwei konkrete Szenarien betrachten, in denen Unternehmen von unterschiedlicher Größe und Branche die Zeiterfassung optimiert haben und positive Ergebnisse erzielt haben. Diese Beispiele sollen Ihnen dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und die Wirtschaftlichkeit der digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen zu bewerten. Im September vergangenen Jahres sorgte das Urteil des BAG (Bundesarbeitsgericht) zur Zeiterfassungspflicht – gerade rechtzeitig zur größten HR-Messe in Deutschland – für Schlagzeilen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte das Urteil des EuGH aus 2019 und hinterließ dabei viele unbeantwortete Fragen. Während einige Unternehmen vorsorglich nach neuen Lösungen suchten, zögerten andere und warteten auf weitere Klarstellungen. Die Bedenken waren groß, unnötige Kosten zu verursachen und vermeintlich einfache Abläufe, die bisher mit Zettel und Stift oder Excel erfasst wurden, zu verändern. Dabei ist diese Form der Erfassung – unabhängig vom rechtlichen Stand – voller versteckter Kosten und ein wahrer Motivationskiller. Als würden die Mitarbeiter tägliche Strafarbeit leisten und der Chef bezahlt das Nachsitzen noch obendrauf. Eine Situation, in der beide Seiten verlieren. Kurz aufgeschrieben wird deutlich, wie hoch der Verlust tatsächlich sein kann. Erschrecken Sie sich nicht:
25 Mitarbeiter
- schreiben 2 Minuten täglich Ihre Arbeitszeiten auf. (Kommen – Pause Anfang – Pause Ende – Gehen)
- runden dabei mal mehr, mal weniger großzügig auf (10 Minuten im Durchschnitt pro Person am Tag; Beginn: 07:03 = 07:00, Ende: 16:08 = 16:15)
- geben Ihren Stundenzettel bei der Buchhaltung ab(oder müssen dazu aufgefordert werden), der nun zur Auswertung in ein Programm manuell übertragen wird. (15 Minuten im Monat/Person)
- Das sind – bei 25 Mitarbeitern – rund 5,3 Stunden pro Tag, also 26,5 Stunden pro Arbeitswoche. In 2022 haben Arbeitgeber laut *Statista im Durchschnitt 39,50€ (inkl. aller Lohnnebenkosten) für eine Arbeitsstunde gezahlt.
- In unserem Beispiel mit 25 Mitarbeitern kostet diese Form der Zeiterfassung 209,35 Euro am Tag..
25 Mitarbeiter
- buchen täglich 0,5 Minuten Ihre Arbeitszeiten am Terminal.
- vergessen hin und wieder eine Buchung, was korrigiert werden muss. (5 Minuten im Monat pro Person)
- erhalten am Monatsende die Auswertung Ihrer Arbeitszeiten. Die Buchhaltung macht den Monatsabschluss mit wenigen Klicks in der Software.(2 Minuten im Monat/Person)
- Hier liegt der Zeitaufwand bei rund einer halben Stunde am Tag, 2,5 Stunden pro Arbeitswoche.
- Demnach liegen die Kosten bei 13,82€ pro Tag
FAZIT:
Eine digitale Zeiterfassung rechnet sich immer! Sie werden überrascht sein, wie schnell sich diese Investition amortisieren wird!